Тайм-менеджмент: как успевать жить

тайм-менеджмент

Представьте, что вы каждый день уходите с работы в прекрасном настроении и с мыслями, что всё успели! Тайм-менеджмент (управление своим временем) начинается с решения измениться. Управлять временем просто – как только вы начнете действовать. Ключ к успешному тайм-менеджменту состоит в планировании и в следовании плану, что часто подразумевает изменение среды, в которой вы существуете и, в особенности, изменение ожиданий других. C точки зрения такого управления собственной жизнью, вы наиболее эффективны за день до начала вашего отпуска. В этот день в рамках тайм-менеджмента вы просто творите чудеса. Если вы действительно захотите, то сможете быть так же организованы и в оставшиеся 364 дня.

Тайм-менеджмент. Полезные советы

Приготовьтесь к жестким переменам. Переключитесь в творческий режим, чтобы открыть и разделить с людьми другой способ делать повседневные дела. Если вам нужен какой-то стартовый принцип, вспомните принцип Парето (20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата), чтобы понять, какие усилия и деятельность приносят наибольший результат, а какие – нет.

Управляйте вашими письмами и звонками – не позволяйте им контролировать вас. В идеале стоит проверять почту в запланированное время и избегать бесконечных всплывающих оповещений, оповещающих о новом письме. Чем выше ваш статус, тем избирательнее вам стоит быть в плане времени, когда вы готовы отвечать на телефонные звонки. Постарайтесь минимизировать время, в течение которого вы доступны для незапланированных звонков, если, конечно ваша деятельность не связана с общением с клиентами. Даже если ваша роль именно такова, все равно должны существовать временные промежутки, когда вы не отвечаете на звонки – иначе вам никогда в жизни не удастся сделать что-то важное.

Один из главных принципов тайм-менеджмента: попробуйте бросить вызов вашей привычке говорить «да», не особенно вдумываясь в просьбу – постарайтесь расспросить и разузнать, что в нее входит – выясните, в чем заключаются реальные ожидания и потребности собеседника. Пересмотрите ваши ожидания от других и их право и способность претендовать на ваше время — используйте тот же органайзер, он поможет вам понять, почему именно вы, а не другие должны расставлять приоритеты в том, как вы будете тратить свое время.

Задумайтесь по-настоящему о том, как вы тратите свое время. Если вы не знаете, ведите дневник несколько дней подряд, чтобы это выяснить. Понимание, где есть недостатки – первый шаг к их исправлению. Используйте дневник или органайзер, чтобы составить график вашей деятельности и временных промежутков, когда вы будете на что-то реагировать или отвечать.

тайм-менеджмент - кто съедает ваше время?

тайм-менеджмент — кто съедает ваше время?

Постарайтесь избавиться от всего, что «съедает» ваше время и силы, особенно, от повседневных дел, встреч и докладов, где обязанности передаются от других или спускается сверху. Не становитесь рабом системных процессов.

Пересмотрите вашу деятельность в контексте долгосрочных и краткосрочных жизненных и карьерных целей, и расставьте соответствующие приоритеты в том, что вы делаете. Запланируйте время на подготовку и творческие размышления касательно долгосрочных задач, потому что для их выполнения это необходимо.

Правила тайм-менеджмента говорят, что также вы должны закладывать определенное время на непредвиденную деятельность – вы, возможно, и не знаете, чем вам придется заняться, но если вы запланируете на эти дела определенное время, другие важные вещи не пострадают, и вам не придется ничего двигать, если вдруг что-то возникнет.

Когда перед вами высится гора вещей, которые необходимо переделать, быстро пробегитесь по ним и составьте список, что нужно завершить, и когда. После этого берите, например, документы – один за другим. Ни при каких обстоятельствах не хватайтесь за все подряд, делая по чуть-чуть от всего, и сваливая все обратно в кучу.

Не начинайте множество дел одновременно – даже если вы можете справиться с несколькими задачами, это далеко не самый эффективный метод работы. Не обманывайте себя, думая, что такая «мультизадачность» — это круто. Это не так.

Разделяйте большие важные задания на меньшие стадии и планируйте для них временные отрезки.

Будьте тверды и дипломатичны в том, что касается времени, отведенного на встречи, работу с документами, телефонные звонки, посещения и т.д. Если вы посмотрите в свои «путевые заметки», то поймете, как много времени тратится зря. Контролируйте его. Если вы объясните людям, почему вы именно так управляете своим временем, они в большинстве своем поймут и проявят уважение к вашему решению.

Старайтесь поддерживать чистоту и порядок на рабочем столе. Не надо относиться к аккуратности с маниакальным вниманием – у занятых людей часто на столе беспорядок – но убедитесь, что ваш беспорядок не мешает вашей продуктивности.

Старайтесь делегировать максимальное количество задач другим. Если она у вас одна, отдайте 25% от ваших обязанностей вашему заместителю. Хотя, для того, чтобы делегировать ответственность, не обязательно быть начальником. Просто иногда, чтобы превратить сложнейшую для вас задачу во что-то, с чем другой легко справится – самый простой способ решить проблему – нужно только попросить.

Тайм-менеджмент диктует: если вы не можете повлиять на отвлекающие факторы, найдите себе тихое местечко, где вы сможете сконцентрироваться, отыщите другое место в здании, чтобы поработать, делайте это из дома, в конце концов, и боритесь за свое право на это – для вас и вашей организации важно, чтобы вас не отвлекали во время работы. И оттачивайте мастерство принятия решений.

Всегда старайтесь получать точную информацию о сроках и дедлайнах – часто, прося вас о чем-то, люди говорят, что нечто должно быть сделано «сейчас», хотя «сегодня попозже» вполне подошло бы. Апеллируйте к чувству времени собеседника: невозможно выполнить задание хорошо, не имея возможности распланировать его выполнение и расставить приоритеты.

Священник и политик (история про опоздания и тайм-менеджмент)

После служения в одной и той же епархии 25 лет, отец О’Шонесси решил отправиться на покой и устроил прощальный ужин. Многоуважаемый представитель местного общества – один из ведущих политиков – должен был произнести речь и сделать небольшую презентацию. Но он опаздывал.
Так что священник решил взять дело на себя, чтобы как-то заполнить паузу, и отправился к микрофону:

«Я помню первую исповедь, которую я услышал, когда приехал сюда 25 лет назад. И она взволновала меня настолько, что я даже начал опасаться, куда же я попал. И по сей день то признание остается самым страшным из всех, что я слышал. Парень сказал мне, что украл у соседа телевизор и солгал полиции на допросе, переведя стрелки на местного бродягу-бездельника. Он сказал, что воровал деньги у собственных родителей, у тех, кто брал его на работу, что у него интрижки с женами его же друзей, что он принимал тяжелые наркотики, что он переспал с собственной сестрой и наградил ее венерической болезнью. Можете себе представить, что я подумал… Однако, я рад сообщить, что печальный пример этого молодого человека оказался исключением в этой замечательной епархии, где я встретил так много добрых и достойных людей…»

В этот момент прибыл политик, извинился за опоздание и, горя желанием произнести речь, прямиком направился к микрофону, на ходу доставая текст из кармана:
«Я никогда не забуду, как отец О’Шонесси приехал в нашу епархию», — сказал политик. «На самом деле, я практически уверен, что мне первому удалось перед ним исповедаться…»

Максим Чернов


Поделиться с друзьями


comments powered by HyperComments