x
Закрыть
x
Вперед
Хорошо ли Вы знаете, как вести себя на различных мероприятия (конференции, ужины, просто «в гостях»), на которых можно встретить новых интересных людей и завязать полезные знакомства?

Ответьте на 8 вопросов и узнайте, насколько хорошо у Вас развиты навыки нетворкинга, и получите советы, над чем именно стоит поработать и как это сделать!

Будьте внимательны: некоторые вопросы имеют не один правильный ответ, НО всегда есть один ответ, который лучше остальных :)

После прохождения теста мы проанализируем Ваши ответы и пришлем на email Ваш результат и, в зависимости от него, персонализированные советы про то, как преуспеть в налаживании новых важных знакомств.

Как написать письмо, на которое вам обязательно ответят

Опубликовано 8 декабря 2016

Как написать письмо, на которое вам обязательно ответят

Знаю, знаю. Писать письма стало настолько повседневным занятием, что можно подумать, будто у людей это получается само собой.

Однако, получив тысячи писем за последние четыре года, я могу с уверенностью сказать, что частота не гарантирует эффективность. Что означает: множество людей понятия не имеет о том, как написать правильный email. Даже те, кто профессионально занимается PR!

Неважно, насколько базовым кажется этот навык, всему нужно учиться. И, к сожалению, никто не рвется обучать молодежь написанию эффективных писем, несмотря на то, что это краеугольный камень современной коммуникации. Знание, как написать хороший email — то есть тот, на который ответят, – ключ к вашему успеху. Одно письмо может решить, получите ли вы работу, станет ли кто-то вашим ментором, найдете ли вы финансирование для реализации ваших идей, получите ли вы совет, который сможет изменить всю вашу жизнь…

Понимаете ли, каждое письмо – это бизнес-план, даже если вы не продаете бизнес-идею в буквальном смысле. Вы продаете другую идею – стоит ли отвечать на это письмо – и это совсем не просто. Человек которому вы пишете, ежедневно может получать десятки, даже сотник писем, и он, вполне вероятно, не может выделять равное время и внимание каждому из них. Так что, как и при личных «презентациях», у такого человека есть свои способы разделения писем на два потока – те, на которые стоит ответить и те, который отправятся в корзину. И то, куда направится ваше, зависит от того, даст ли ваш email тревожный звонок получателю – письмо – это первое впечатление о человеке в данном случае, и нажмет ли он «ответить» или «удалить» зависит от маленьких, почти неуловимых сигналов. Эти «флажки» могут показаться незначительными деталями – но 8 из 10 людей, которые их демонстрируют, обычно не получают ответа на письма, на них не тратят время.

onlinegentleman

Редакторы блога «Начни думать просто» проделали большую работу, выяснив, в каких точках взгляды отправителя и получателя письма не совпадают:

Позиция получателя

  • Получает множество писем.
  • Если это личность публичная, ему регулярно говорят комплименты.
  • Регулярно слышит стандартный набор вопросов и просьб об услуге.
  • Мало свободного времени.
  • Не против вам помочь, если это быстро.

Позиция отправителя

  • Тратит много времени на написание «идеального» (или идеально длинного) письма.
  • Уверен, что его запрос оригинален, уникален и вообще особенный.
  • Уверен, что до него никто о такой услуге не просил.
  • Не может представить, почему ему могут отказать.
  • Стремится рассказать всю свою историю, все ее аспекты, так что слушатель точно уяснит его точку зрения.

Секрет того, чтобы вам ответили на письмо – поставить себя на место адресата и соответствующим образом составить ваш email. Как это сделать? Ниже мы приводим список моментов, на которые люди обращают внимание, когда решают, стоит ли отвечать на письмо. Да, может показаться, что требования несколько жесткие. Но это не вопрос личной неприязни одного человека — это именно то, на что все собственники компаний, агенты и редакторы  газет обращают внимание, оценивая письма, это то, что люди и так говорят у вас за спиной – и нет смысла скрывать все эти вещи от людей, пытаясь казаться «милым».

Примечание: это руководство касается только писем , которые вы пишете, когда вам что-то нужно от получателя, даже если это просто ответ. Если вы просто набросали email, чтобы наскоро поделиться информацией или выразить признательность, или переписываетесь с кем-то, кого хорошо знаете, — эти правила не так важны.

Уважайте время получателя и убедитесь в том, что этот email вообще необходим.

8ddb606f2c61d07d692aabd80f6e3254

Время каждого человека бесценно. Когда вы отправляете письмо, то, что вы сообщаете, это: «То, что я хочу сказать, стоит 5 минут твоего времени, времени, которое ты мог бы потратить на дела или провести с семьей».

Так что не заставляйте других тратить время на решение вопроса, с которым вы и сами можете разобраться. Верьте в себя! Я поражаюсь количеству вопросов, на которые можно легко ответить за 10 секунд с помощью Google (очень хочется иногда написать: «Позвольте я для вас погуглю…»). Если Google не помог, покопайтесь на личном сайте вашего адресата. Просмотрите его предыдущие статьи, FAQ, стартовую страницу.

Начинайте с приветствия.

Если вы с места в карьер начинаете с первого предложения вашего письма, это звучит грубо. «Уважаемый _____» (для формального письма), или «Привет _____» для менее формального. Но не «Эй ____», по крайней мере, если у вас еще нет тесных связей и истории переписки с корреспондентом

Мне кажется, тенденция опускать приветствие еще сильнее заметна, когда используется контактная форма для отправки сообщения. Не забывайте, что даже если вы используете форму, адресату послание приходит в виде письма.

Адресуйте ваше письмо конкретному человеку (людям).

Приложите все усилия, чтобы выяснить имя того, кто действительно будет читать это письмо, вместо того, чтобы начинать с «Привет всем» или «Тому, кого это касается». Использование имени делает ваше письмо более личным, формирует раппорт, и оно уже не выглядит как спам. Если за волнующий вас вопрос отвечают двое, пишите двоим.

Правильно пишите имя адресата.

Неправильное написание имени обрубает все возможные связи с человеком еще до прочтения самого письма. Получателю становится понятно, что вы мало что о нем знаете, да и вообще не слишком склонны вдаваться в детали. И если вы после неправильного обращения еще и напишете «Я ваш большой поклонник», вы автоматически вылетаете за неискренность.

Сформируйте раппорт до того, как перейдете к делу.

Подойдет любая «презентация», которая поможет установить контакт с адресатом до того, как речь зайдет о бизнесе. Это заставит адресата чуть больше к вам проникнуться, захотеть вас выслушать, помочь вам. Будьте лаконичны и правдивы. Вот примеры вступлений для формирования раппорта:

«Я большой поклонник компании и читаю ваш сайт уже три года. Благодаря вам я начал принимать душ, как Джеймс Бонд, стал бриться безопасной бритвой и каждую неделю оставляю жене любовные записки»

«Уже 20 лет я постоянно покупаю товары Jim’s Sporting Goods. Папа купил мне первые перчатки, когда мне было 7.»
«Я искренне восхищаюсь вашим исследованием обезьян-ревунов. После вашей книги я решил поступить в университет и специализироваться в биологии. Именно поэтому я вам и пишу…»

«Как ваш земляк из Остина…»

В последнее время пиарщики усвоили привычку делать что-то в этом роде: «У вас отличный сайт. Мне очень понравилась статья (то, что я очевидно выцепил с первой страницы минуту назад)». Когда формирование раппорта настолько «липовое», оно имеет обратный эффект. Вы должны писать так, чтобы адресат понимал, что вы не просто отправляете одно и тоже шаблонное сообщение всем подряд, но что вы искренне в нем заинтересованы.

Сохраняйте краткость и переходите к делу.

Еще раз: время любого человека бесценно. Не стоит посылать многотомные тексты. Не нужно рассказывать вашу биографию. Переходите к делу и опишите ситуацию как можно меньшим числом предложений. Вы можете предположить, что если снабдить адресата максимальным количеством деталей, вероятность того, что он или она вам ответит, повысится. Пожалуй что наоборот. Большой текст перегружает читателя, он скорее удалит ваше письмо, чем потратит 10 минут на весь ваш талмуд. Если ваша идея недостаточно интересна, чтобы зацепить уже в первой паре фраз, вам стоит поработать над ней, и если совет, который вам нужен, требует многочисленных абзацев с объяснениями, лучше исследуйте вопрос самостоятельно, пока не сможете сформулировать простой вопрос, который вы зададите по Интернету другому человеку.

Абсолютно четко выражайте вашу просьбу.

Даже если вы хотите сделать ваше письмо максимально кратким, выразите то, что вы хотите получить от адресата, максимально четко и конкретно.

vudi-i-bazz-layter_56879088_orig_

Вот письмо, принадлежащее к моей «любимой» категории:

Привет, :

Мне очень нравится ваш сайт. Похоже на то, чем мы сами занимаемся. Нам бы стоило подумать о партнерстве или совместном проекте. Как вы думаете, что мы могли бы сделать?

Искренне ваша,

Неопределенная Винни

Само собой, я понятия не имею, как мы могли бы сотрудничать… вы появились в моей жизни 10 секунд назад. И если вы связываетесь со мной, это именно ваша задача – подумать обо всех этих вещах, а затем обратиться ко мне с идеей, которая могла бы мне понравиться – с четким, конкретным предложением. Вы должны представить получателю «бизнес-план», глядя на который, он скажет «да» или «нет». Если вы задаете вопрос, будьте как можно более конкретны, так, чтобы адресат не тратил много времени на ответ.

Чем короче ваше письмо, и чем проще адресату ответить на ваш вопрос, тем выше вероятность этот ответ получить.

Не пытайтесь дразнить.

Вот еще одно «милое» письмо из недавних:

Привет —

У меня есть потрясающая идея о том, как улучшить ваш сайт. Напишите, если хотите узнать больше!

Обнимашки,

Гарри Торгаш

И с чего я должен тратить время на ответ, если я даже не знаю, заинтересует ли меня ваша идея? Сразу же удаляем.

Если у вас есть сайт, дайте на него ссылку.

Не надо рассказывать мне о вашем сайте, блоге без ссылок. Я знаю, что это займет всего 5 секунд – зайти в Google  и поискать, но я не буду этого делать. Это очередная помеха для «сделки». Старайтесь максимально упростить все для получателя.

А когда вы даете ссылку на ваш сайт, убедитесь, что он работает и активен! Множество людей отправляло меня на их страницы, а когда я кликал на ссылку, ничего не работало. Удаляем.

НЕ ИСПОЛЬЗУЙТЕ СПЛОШНОЙ CAPSLOCK.

Это универсальный симптом безумия. Если вы все пишете В ВЕРХНЕМ РЕГИСТРЕ, это выглядит так, будто вы кричите. Удаляем сразу же.

и не пишите все прописными буквами.

Да, я знаю, на дворе 2016 год и заглавные буквы остались в прошлом веке. И, возможно, однажды молодежь решит массово покончить с ними. Но пока это не произошло, и вам приходится иметь дело с 29-летними стариками вроде меня, используйте заглавные буквы там, где это нужно, иначе вы покажетесь ленивыми и отупелыми. Если вы ленитесь даже нажать shift на клавиатуре, я вряд ли отнесусь к вашему письму так же серьезно, как к письмам других людей. Я знаю, это нечестно, но 8 из 10 людей, не использующих заглавные буквы, обычно пишут довольно неинтересные письма.

Перечитайте email на предмет ошибок.

Несколько раз прочитайте ваше письмо, убедитесь, что все написано правильно. Помните, вы пытаетесь произвести первое впечатление – пусть оно будет хорошим. Я знаю одного редактора газеты, который отказывается от пресс-релиза, если находит в нем хоть одну ошибку. Лично я не гонюсь за совершенством, бывали случаи, когда я отправлял письма, казавшиеся мне идеальными, а потом перечитывал и находил чудовищную ошибку.

Прощайтесь в конце письма.

Завершение письма без прощания и вашего имени выглядит крайне грубо. Заканчивайте «Искренне ваш  ____» или «Всего наилучшего________».

Любезность за любезность.

Если кто-то потратил время на то, чтобы дать вам совет, постарайтесь сделать что-то, чтобы поддержать его сайт или бизнес. Например, если этот человек ведет блог, а также продает обувь, и вы спрашиваете у него совета по поводу того, какие туфли с чем носить, купите у него пару! Только негодяй может попросить совета у владельца малого бизнеса, который еще и готов помочь, а потом отправиться на сайт гиганта индустрии, чтобы сэкономить пару баксов.

Отправьте «отслеживающее» письмо. Один, и только один раз.

Если вам все еще не ответили, значит, им неинтересно.

Понравилась статья? Подпишитесь на новые!

Оставить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.