Как написать благодарственное письмо

написать благодарственное письмо

Благодарность – это добродетель, которую должен развивать каждый. Однако благодарность ничего не значит, если вы не умеете ее выразить. Человек должен использовать каждую возможность, чтобы демонстрировать окружающим, насколько он ценит их поддержку, щедрость, доброту. Один из основных способов это сделать – благодарственное письмо.

К сожалению, в наши дни люди практически забыли эту сторону этикета и этим разбивают сердца бабушек по всему свету. А я считаю, что каждый должен знать, как написать благодарственное письмо. Привычка изящно и часто это делать выгодно выделит вас на фоне других.

Бонус к статье. Как правильно общаться не только по почте, но и через Linkedin, Facebook, по телефону и, конечно, вживую – узнайте в бесплатном видеокурсе по деловой коммуникации здесь.

Благодарственное письмо. Как и когда

Когда писать благодарственные письма

● Когда вы получаете подарок (особенно, если он от вашей итальянской бабушки – если она не получит благодарственного письма, она предаст вас анафеме).
● Когда кто-то оказывает вам услугу.
● Когда кто-то делает намного больше, чем то, о чем вы просили, по дружбе или по работе.
● После собеседования.
● Если вы у кого-то переночевали.
● Если кто-то показал вам город, где вы побывали, неважно, останавливались ли вы у него или нет.
● Когда кто-то пригласил вас на ужин.
● Когда кто-то организует вечеринку или другое мероприятие в вашу честь.
● Когда угодно, когда для вас делают что-то особенное. Благодарность не может быть неуместной.

Основные правила

1. Всегда пишите как можно скорее после услуги. Письмо должно быть отправлено не позднее 2 недель после получения подарка или посещения мероприятия, а лучше в течение 3-4 дней.

2. Отправляйте его по почте. Благодарность по email, конечно, удобнее, но реальное письмо оценится гораздо выше! Написание настоящего письма требует усилий. Это показывает, что вы потратили время на то, чтобы взять ручку и бумагу, написать несколько строк и адрес на конверте, наклеить марку. Письмо материально: его можно потрогать, подержать, поставить на полку. Оно делает вашу благодарность намного более искренней.

3. Используйте настоящую почтовую бумагу. Если вам придется бежать в магазин, чтобы купить бумагу и т.д. каждый раз, когда вы пишете письмо, вы устанете еще до того, как сядете за него. Запаситесь симпатичной почтовой бумагой, не слишком вычурной. Купите что-нибудь в нейтральном стиле, чтобы использовать в разных ситуациях.

Как написать благодарственное письмо

1. Начните с выражения благодарности за подарок или услугу. Вступление – проще некуда: «Большое спасибо за___________». Если подарок был в виде денег, используйте эвфемизм. Вместо «Спасибо за деньги», напишите «Благодарю за вашу доброту/щедрость/подарок».

2. Упомяните несколько подробностей про то, как вы используете подарок, или что вам особенно понравилось на мероприятии. Если вы благодарите кого-то за организацию вечеринки или ужина, расскажите, что было самое приятное. Если вы благодарите за подарок, объясните, как вы его используете. В том числе, когда дело касается денег, расскажите, на что вы их потратите, или на что вы копите.

3. С некоторыми адресатами поделитесь новостями о вашей жизни. Это не слишком уместно, если вы благодарите за собеседование, вряд ли им интересно, что недавно вы поймали метровую щуку. Но если вы получили по почте подарок от людей, которых вы видите не слишком часто, и кто хотел бы знать о том, как вы живете (то бишь, ваши бабушки и дедушки), не поленитесь кратко описать то, что с вами происходит. Сами знаете, вашей тетушке это понравится.

4. Заканчивайте ссылкой на прошлое и намекая на будущее. Если вам подарили подарок на недавнем мероприятии, напишите, как здорово было увидеться на Новый Год. А затем: «Надеюсь, мы снова соберемся все вместе в следующем году». Если человек отправил подарок по почте, просто закончите: «Надеюсь, мы скоро увидимся».

5. Еще раз скажите «спасибо». “И еще раз спасибо за подарок,” – идеальная последняя строка.

6. Прощание. Прощание – это слова или предложения, которые идут перед вашим именем. Самое сложное – выбрать такое окончание, которое будет уместно на данном уровне отношений с адресатом. «С любовью» иногда может показаться слишком фамильярным, а «Искренне ваш» — слишком формальным. Если ваши чувства к человеку находятся где-то посередине, вот несколько нейтральных прощаний, которые можно использовать во множестве ситуаций:

● Преданный вам
● С уважением
● C наилучшими пожеланиями
● С теплыми пожеланиями
● Сердечный привет
● Мое почтение

Максим Чернов

PS. О том, как правильно общаться не только по почте, но и через Linkedin, Facebook, по телефону и, конечно, вживую – узнайте в бесплатном видеокурсе по деловой коммуникации здесь.


Поделиться с друзьями


comments powered by HyperComments