Нетворкинг в event-менеджменте решает

нетворкинг ивент-менеджмент

Что же определяет успех каждого мероприятия? Безусловно, умение конкретного event-менеджера проекта общаться с самыми разными людьми и находить выходы из самых неожиданных ситуаций — эта та сфера, где человеческий фактор  основной риск. Собственно, здесь и пригождаются навыки нетворкинга. (* event management (от англ. event — «событие») — это полный комплекс действий по созданию корпоративных и массовых событий)

 

Нетворкинг в жизни event-менеджера

Вообще, работа event-менеджера предполагает наличие множества самых разных навыков. В свое время в Интернете бродил смешной текст про то, как у event-менеджера всегда все наготове, как он все предусмотрел и никогда ни на что не обижается. Event-менеджер в современном мире — это такая смесь бесстрашного супер-героя и одновременно понимающей феей-крестной.

Поработав и на стороне клиента, и на стороне поставщика, могу сказать (автор текста: Мария Гурова), что хороших event-агентств, несмотря на все изобилие компаний, предоставляющих такие услуги, очень мало. Потому что кроме тусовок и праздника, который всегда с тобой, это действительно тяжелая, стрессовая работа, одновременно требующая хороших знаний по теме (точнее множеству тем), вкуса и определенных финансовых вложений. Предположим, что все эти факторы совпали и агентство работает хорошо…

Вот несколько историй, которыми хочется поделиться.

Ситуация 1. Экран

Пару лет назад мы готовили корпоративное мероприятие на 1000 человек в Арене (огромном ночном клубе в Москве). У нас был супер-сценарий, когда деловая часть проходила в формате тематической конференции: с огромным (5 на 6 метров) экраном для видео и презентаций, с переодеваниями, стеклянной, специально сконструированной сценой, декорациями и красивыми хостес, встречающими гостей. Вторая часть была неформальной, для этого в перерыве нужно было убрать все стулья, сформировать зоны отдыха и танцпол, демонтировать экран, за которым открылась бы новая сцена с готовой к выступлению известной группой.

В общем, мы, как всегда, все продумали и просчитали, согласовали техническую команду и с восторгом ждали застройки ночью перед днем Х, чтобы уже насладиться плодами нашего труда. Под утро, когда волшебная стеклянная сцена перед основной сценой была закончена и мы играли с ее подсветкой, а до финального прогона оставалось 2 часа, было пора установить экран и расставить стулья. Примерно через час, когда в зале уже появились стройные ряды стульев на тысячу мест, экран все также был прислонен к кулисам и не принял своего финального положения. На мой вопрос техническому директору, а почему, собственно, мы не заканчиваем монтаж, он произнес тихо так: «Экран не влезает». Из-за того, что была дополнительно достроена новая сцена, было недостаточно места для маневра экрана и, мол, вообще-то было бы здорово, сначала установить экран, а потом уже собирать стеклянную сцену. Как вы понимаете, сцену, которую монтировали всю ночь, разобрать мы не могли. Обычно в такие моменты у ивент-менеджера перед глазами проходят картинки улыбающегося клиента с последней встречи, которые сменяются красочными зарисовками воображения о том, что будет, если у директоров-презенторов на ежегодной конференции не будет экрана для презентаций — не то что большого, а вообще никакого, потому что других экранов, кроме плазм по периметру зала, у нас по сценарию не предполагается.

Я на всякий случай еще пару раз уточнила у техдиректора, совсем ли ТОЧНО не получится и, убедившись, что у него ТОЧНО не получится, созвала всех представителей мужского населения, участвовавших в застройке на экстренный совет. Я геометрию в школе не любила, но глядя на этот экран, мне казалось, что влезть он на свое место должен. Мое предположение о том, что среди барменов, грузчиков, звуковиков, осветителей, курьеров, менеджеров должен быть кто-то, кто понимает в геометрии и физике заодно, а значит, придумает, как бы все-таки экран установить, оказалось верным. Директор компании, которая привозила и ставила стулья, оказался также по совместительству техническим директором (собственно, аренда и расстановка стульев – это была всего лишь одна из дополнительных услуг) и сказал, что вариант который возможен, это залезть на металлический конструтив, где над сценой висят световые приборы и оттуда подтянуть экран вручную, пока люди внизу его зафиксируют. Для этого нужно 3-4 человека, которые не боятся высоты и обладают некоторой физической силой. После недолгих переговоров о финансовой стороне вопроса, ребята, расставлявшие стулья уже были наверху и крепили наш экран.

Ситуация 2. Дизайн во времени и пространстве

Однажды для другой ежегодной конференции нужен был очень крутой дизайн и как всегда это бывает, нужен он был еще «вчера». Точнее, нужно было «к завтра». Кто знает специфику работы дизайнеров, понимает, что план был изначально амбициозный. Отсмотрев варианты дизайнеров, с кем мы работали в то время, мы пришли к выводу, что клиенту показывать такое нельзя. Коллеги и я начали перебирать контакты тех, кто может знать такого крутого дизайнера, и такого оперативного, чтобы «к завтра» все уже было готово. После пары часов писем, звонков у меня появился контакт человека, работы которого были выполнены в том стиле, который «именно-то-что-нужно-нам». Созвонились. Дизайнер был занят и не вдохновился нашей затеей не поспать ночь ни за какие деньги, но дал мне имейл своего друга-дизайнера, чьи работы по духу тоже могли нам подойти. Вечерело. Отсмотрев портфолио друга-дизайнера, написала ему письмо. Ответ пришел в течение 5 минут о том, что он свободен и может взять работу, но нужно созвониться и уточнить детали. Созвонились мы по скайпу, поскольку дизайнер был не в Москве и когда я полюбопытствовала, далеко ли он, оказалось, что он в Буэнос-Айресе и потому вследствие 7 часовой разницы с Москвой, у нас ГОРАЗДО БОЛЬШЕ времени в запасе, и мы точно все успеем. В общем, мы все успели, а толстовку с тем классным дизайном я отвезла месяцем позже ему в Буэнос-Айрес, где и был мой второй, после Москвы, дом.

Ситуация 3. Один в пуле не воин

Мы работали над очередной большой конференцией на 500 участников на Шри-Ланке и так сложилось, что вместо нескольких дней, отведенных на проверку площадок и согласования бюджета и программы с принимающей стороной, я провела там полтора месяца. Связано это было с тем, что шриланкийцы – очень приветливые и внимательные люди, но все же мы сильно отличаемся по менталитету, и чтобы, как любят говорить менеджеры, «доставить результат» клиенту, нужно было действительно контролировать все: от плей-листа для фоновой музыки до качества принта на футболках и сценария тимбилдинга. Не потому, что сделают плохо, а потому что у нас было четкое понимание, что клиенту нужно. К тому же по факту мое пребывание в Коломбо было однозначно дешевле, чем нервничать в Москве и пытаться контролировать удаленно.

Надо сказать, что когда мы консультировались с дружественными европейскими и российскими агентствами насчет Шри-Ланки почти все в один голос сказали, что «направление для корпоративных мероприятий неразработанное и потому рискованное». Оттого, конечно, и работать интереснее. Еще до отъезда в Коломбо я написала нескольким людям через сеть путешественников Сouchsurfing (у кого в профайле были какие-то ссылки на Россию или русский язык) о том, что приезжаю и хотела бы попросить совета о том, что стоит посмотреть в их стране и есть ли что-то, что мне нужно учесть, отправляясь в поездку. Уже, когда я приехала в Коломбо, эти люди познакомили меня с сообществом шри-ланкийцев, которые учились и жили в России и очень ее любят. Многие в совершенстве говорят по-русски, а некоторые даже исполняют «Подмосковные вечера» без акцента. Так через «знакомых-знакомых-знакомых» и далее по цепочке я получила пул всех необходимых (и уже проверенных) поставщиков для нашего ивента, рекомендации и приглашение на пару мероприятий в Российское посольство.

В любой работе важно любить и уметь общаться с людьми и заводить новые контакты, но для ивентеров, наверное, это ключевое качество. Слишком много переменных в каждом новом проекте и зачастую отличный результат при прочих равных определяет ваше умение говорить, задавать вопросы, выстраивать отношения с нуля и поддерживать их.

Мария Гурова


Поделиться с друзьями


comments powered by HyperComments