Как найти общий язык с деловым партнёром

деловые контакты

Чтобы научиться правильно устанавливать деловые контакты, можно использовать специальную методику установления отношений. Она поможет избавиться от психологических барьеров, сблизиться с партнером и определять его личностные особенности. Эту методику можно назвать универсальной, так как с ее помощью создается доверительная обстановка и устанавливаются прочные деловые контакты в любой ситуации.

Приведенную методику лучше использовать в деловой сфере, она эффективна при общении с партнерами по бизнесу, руководителями, коллегами, начальниками и подчиненными.

Методика установления делового контакта

Чтобы методика работала и приносила результаты, нужно помнить и соблюдать ее основные принципы:

Все стадии работы должны применяться в строгой последовательности, при этом ни одну из них пропускать нельзя. Нужно чувствовать, когда можно переходить на новый этап взаимоотношений, и ни в коем случае долго не задерживаться на одной стадии. Это приведет к неразвивающимся отношениям, к которым быстро пропадет интерес. Но и спешить тоже не нужно, иначе это может привести к торможению в налаживании контактов или появлению конфликта.

Методика установления деловых отношений состоит из пяти этапов:

Этап 1. Избавление от психологических барьеров. Его цель – расположить к себе собеседника и настроить на разговор, избавиться от настороженности.

Этап 2. Поиск общих интересов. Ничто так не сближает людей, как общее хобби.

Этап 3. Установление принципов общения. Собеседники негласно устанавливают правила разговора.

Этап 4. Определение качеств и обстоятельств, которые могут помешать общению. Для этого нужно следить за поведением собеседника и искать несоответствия, которые могут указывать на агрессию, несдержанность и т.д.

Этап 5. Активное взаимодействие. После прохождения всех этапов собеседники достаточно много узнают друг о друге. Это позволяет им избегать «острых углов» и конфликтов в беседе, открыто и активно общаться.

Теперь подробнее о каждом этапе методики.

1. Избавление от психологических барьеров

Перед первой встречей партеры по бизнесу, коллеги, начальник и подчиненный ждут друг от друга определенных действий. В зависимости от своих ожиданий у человека формируется позиция, которая будет играть существенную роль при первом контакте.

К первой деловой встрече многие относятся настороженно и строго контролируют каждое свое высказывание. Таким образом выстраивается психологический барьер, причем часто человек отгораживается неосознанно, страхуя себя от непредвиденных ситуации и влияния собеседника. Он еще не знает, что ожидать от будущего собеседника и как себя правильно с ним вести.

этапы общения

Успех общения и установления делового контакта зависит от того, удалось ли разрушить психологические барьеры и расположить к себе собеседника. Это можно сделать несколькими способами, но самыми надежными и эффективными считаются регулярные высказывания согласия с собеседником и создание такой же реакции у партнера.

Даже если при первом общении не нужно преодолевать психологические барьеры, то есть нет прямого воздействия, партеры все равно с настороженностью относятся друг к другу, общение может быть напряженным. Это происходит из-за недостаточного количества информации о стиле общения собеседника, его установке, позиции, роли. На этом этапе нужно обязательно снять напряжение, иначе плодотворного общения не получится.

Если вы будете постоянно высказывать согласие с собеседником, с его утверждениями и суждениями, он воспримет это как свое собственное достижение и поймет, что вам можно доверять. Но нужно правильно определить частоту используемого приема, чтобы создать долгое и устойчивое воздействие на собеседника.

соглашаться

Еще одно важное условие: правильный выбор темы для беседы. Инициатор общения должен выбирать нейтральные темы для разговора. При этом нужно оценивать события только в том ключе, чтобы с суждениями было сложно не согласиться. На первом этапе общения вам важно, чтобы не возникло спора.

Во время разговора избегайте ситуаций и фраз, вызывающих напряжение и тревожность, они могут спровоцировать конфликт. В противном случае появляется угроза создания нового психологического барьера. На первом этапе собеседники должны разговаривать о чем-то отвлеченном, что в результате никак не повлияет на принятие решения, а только сблизит собеседников и устранит все барьеры.

Инициатор разговора на первом этапе методики должен помнить основное правило: он должен соглашаться с высказываниями собеседника и стараться получить одобрение с его стороны.

Как определить, что первый этап прошел успешно и пора переходить ко второму? Об этом расскажут следующие признаки:

• собеседник быстрее и активнее отвечает на вопросы, пауза между вопросом и ответом сокращается;
• партнер начинает больше высказываться, преобладает его речь;
• он непроизвольно дополняет и объясняет то, что сказал ранее;
• в разговоре преобладают развернутые предложения и вопросы, исчезают односложные ответы;

Если все сделано правильно, то в результате первого этапа снимаются все психологические барьеры, исчезает тревога и напряжение, появляется расслабленность. Настороженность в начале беседы, которая характерна для большинства собеседников, меняется на интерес и осторожное наблюдение за происходящим. В отношениях еще нет должного доверия, но скованность заметно уменьшается.

2. Поиск общих интересов

На втором этапе инициатор общения должен найти точки соприкосновения со своим собеседником, которые помогут установить контакт и полностью расположить к себе. Если на первом этапе главную роль играет принцип согласия, то здесь нужно искать общие темы, похожие мнения, эмоции и т.д. Это способ сблизиться, укрепить контакт и создать платформу для прочных деловых отношений.

В качестве общего интереса может выступить «хобби», о котором с удовольствием разговаривают люди с разными деловыми взглядами и представлениями.

вовлеченность в разговор

При этом разговор об общих увлечениях и интересах не только сближает собеседников, но и отвлекает от непосредственно делового общения, то есть того, что можно рассматривать как работу, обязанность, необходимость. Общий интерес – это возможность отвлечься, и, как известно, у людей с одинаковыми «хобби» и интересами часто каким-то волшебным образом совпадают мнения и суждения по вопросам в других областях. :)

Когда люди общаются на отвлеченные темы, которые интересуют обоих собеседников, на время они перестают замечать различия в социальных статусах и общественных положениях. Благодаря этому сокращается дистанция, беседа становиться легче и непринужденнее.

Переходя ко второму этапу установки контакта, можно использовать следующие механизмы: для беседы нужно выбирать тему, которая будет очень интересна партнеру. Ни в коем случае не допускайте негативных суждений и не выбирайте темы, оставляющие неприятный осадок. Положительный настрой и позитивная тема поможет быстрее и легче сблизиться с собеседником, партнер обязательно поддержит разговор и углубится в его детали.

Во время разговора о «хобби» нельзя показывать свое превосходство над собеседником. Даже если вы знаете намного больше и имеете внушительный опыт путешествий автостопом, а ваш собеседник новичок, не нужно это демонстрировать. Иначе ваш будущий деловой партнер будет мало говорить и займет позицию слушателя, а это никак не входит в планы инициатора беседы.

Чтобы интерес к разговору, вызванный у партнера на втором этапе беседы, не исчез, не нужно о нем говорить слишком долго, важно его не «исчерпать», он будет подогревать дальнейший интерес к общению. В противном случае исчезнут все эмоции, у собеседника может пропасть желание продолжать разговор. В этом случае что-то сделать или как-то изменить ситуацию будет крайне сложно.

Если вы достигли положительных результатов на втором этапе методики, то наблюдаются следующие особенности:

• в разговоре преобладает одна тема, которая вызывает одинаковый интерес у обоих партнеров;
• даже если один из собеседников и переходит на другую тему, он все равно в скором времени возвращается к основному предмету разговора;
• при построении диалога у обоих партнеров появляются одинаковые выражения, они пользуются похожими словами и терминами;
• сообщения возникают иногда спонтанно, без предварительного обдумывания, похожи на воспоминания.

Если общий интерес найден, собеседник с радостью делится информацией и высказывает свои мнения, значит, установилось взаимопонимание, оно провоцирует обоих собеседников продолжить разговор. На втором этапе закладывается фундамент отношений, с его помощью можно расширить площадку разговора и начать общение на другие темы. Разговор об общем интересе не только сближает партнеров, но и способствует формированию стиля общения, который в дальнейшем перейдет на другие темы и будет обязательно отражаться в деловой беседе.

3. Установка принципов общения

Если первые два этапа можно назвать подготовительными, так как с их помощью были созданы опорные точки для установления контакта, то на третьем этапе можно переходить к демонстрации собеседнику своих качеств, в том числе, и деловых. Инициатор общения должен не только раскрыться перед партнером, но и мотивировать его сделать то же самое. Собеседник должен подчеркнуть те качества, которые характеризуют его как интересного и надежного партнера. Например, честность, креативность, открытость, принципиальность, гибкость и т.д.

Главная функция третьего этапа – правильно обменяться первыми данными о своих принципах общения, оценить и выделить основные черты характера своего собеседника. Все качества, которые представляет вам партнер, должны быть приняты, в свою очередь, он будет готов к принятию ваших принципов общения и утверждений. На этом этапе формируется и развивается позиция приемлемости, это повышает уровень доверия.

этап доверия в разговоре

Развитие и формирование отношений на этапе поиска принципов общения определяется положительными и отрицательными факторами.

Положительные факторы:

• предлагаются общие принципы, с которыми согласится любой собеседник. Например, «я всегда открыт для конструктивного диалога», «я готов к обсуждению» и т.д.;
• рассказ о своих качествах, которые совпадают с ожиданиями собеседника;
• воздействие на партнера увеличивается, если он слышит то, что ему приятно и с чем он согласен;
• положительная реакция на высказанное мнение, в результате чего возникает повышенный интерес к собеседнику.

Отрицательные факторы:

• собеседник рассказывает о тех качествах, которые не могут быть гарантированы;
• партнер демонстрирует авторитарные черты или старается проанализировать качества, предлагаемые вами;
• cомнения, высказанные в отношении качеств партнера, то есть в их наличии, искренности и т.д.;

На этом этапе каждый собеседник демонстрирует свой набор качеств, которым будет пользоваться в дальнейшем. В это время важно следовать выбранной линии действий и не сворачивать с пути, обязательно гасить все очаги нежелательных действий и порывы повернуть беседу в другое русло. Таким способом регулируются отношения на этом этапе. Если вы хотите придать беседе иронический стиль, можно рассказать и пошутить над некоторыми своими недостатками. Это покажет, что у вас есть чувство юмора и умение решать вопросы спокойно.

Конечно, не всегда стоить открыто говорить о своих качествах, их можно показать во время разговора, а партнер, сделав выводы, сможет их увидеть. Например, излагать свои мнения и суждения вдумчиво, не спеша, немного медлить с ответами и т.д. Это скажет о том, что вы вдумчивы, рассудительны и выбираете серьезный стиль общения.

На третьем этапе разговора старайтесь структурировать беседу. Не пускайте все на самотек, периодически подводите итоги, используя суждения, совпадающие у обоих партнеров.

Оправданные ожидания партнера – еще один прием, позволяющий укрепить деловой контакт. Для этого можно сказать, что вы ожидали именно такого развития событий.

К основным признакам третьего этапа относятся:

• разговор приобрел форму активного диалога, то есть оба участника стремятся поделиться своей информацией и мнениями, изменяется ритм общения.
• переход от общих тем к вопросам с личностным смыслом;
• в разговоре упоминаются принципы общения, которые важны для собеседников;
• собеседники представили свои достоинства, типичные привычки или поведение в определенной ситуации.

После третьего этапа у каждого партнера формируется первое представление о своем собеседнике, появляется определенный набор черт характера. Но в это время пока скрываются отрицательные качества, которые могут помешать плодотворному общению и сотрудничеству.

Главное достижение третьего этапа – появления взаимопонимания. Собеседникам кажется, что они нашли общие точки соприкосновения и узнали достаточно много информации друг о друге. Партнеры пусть и не знают всех качеств, но им кажется, что они уже понимают друг друга.

4. Определение качеств и обстоятельств, которые могут помешать общению

Если на третьем этапе происходит знакомство с положительными качествами своего собеседника, то на четвертом нужно узнать об отрицательных и оценить, как они могут повлиять на общение. Необходимо это сделать, чтобы в дальнейшем понимать, как человек может себя повести в конфликтных ситуациях. У каждого человека есть черты характера и качества, которые он тщательно скрывает. Чтобы узнать о них, нужно помнить о том, что причины сокрытия могут быть разными. Например, некоторые качества опасны для процесса коммуникации (вспыльчивость, резкость, бестактность и т.д.), а другие маскируются из-за неодобрения общества (хитрость, льстивость, завистливость и т.д.)

Но есть и качества, которые собеседник скрывает, чтобы не стать предметом насмешек. Например, романтичность, внезапное смущение и т.д.

Основная функция четвертого этапа – искать черты характера, скрытые партнером на предыдущем этапе. Собеседник мог не показывать их в полном объеме или тщательно скрывать.

Положительные факторы этого этапа:

• нет желания или стремления осудить отрицательные эмоции и качества, даже если они возникнут;
• у собеседников нет цели зафиксировать негативные черты при их появлении;
• несмотря на раскрытие ваших отрицательных качеств, контакт должен быть сохранен;
• нужно быть готовым к тому, что эти качества раскрываются у обоих партнеров. Чтобы узнать подробности у собеседника, придется и о себе рассказать.

Отрицательные факторы:

• ваше поведение может быть оценено как преднамеренное выпытывание отрицательных качеств, партнер может закрыться и начать относиться к вам с недоверием;
• собеседник не готов отвечать на прямые вопросы, он уклоняется от них и старается увести разговор в другую сторону.

Все механизмы четвертого этапа делятся на два вида: одни помогают найти качества, а другие проверить их силу. Например, можно проверить партнера, насколько он сдержан, если ранее это качество им было заявлено. Если он ведет себя спокойно и дружелюбно, отвечая даже на непростые вопросы, скорее всего, это так и есть. Но совершенно по-другому обстоят дела, если партнер срывается, появляются вспышки гнева. Стоит задуматься, возможно, за сдержанностью маскируется опасное качество, например, агрессивность.

агресивный разговор

Для определения отрицательных качеств можно использовать сравнительный метод, то есть анализировать ранее заявленные черты характера и интонацию, жестикуляцию, мимику партнера. Для этого нужно фиксировать все отклонения в стиле поведения. Например, партнер заявил, что он сдержан и терпелив, но во время разговора постоянно перебивает и торопится поделиться информацией.

На четвертом этапе легче всего увидеть отклонения в поведении собеседника и определить его отрицательные качества, так как контроль за своим поведением и словами ослабевает. Если быть внимательным, то можно выделить все самые «мощные» отрицательные качества.

Основные принципы 4 этапа общения:

• «Откровенность». После того, как установился контакт с партнером, нужно показать готовность открыто рассказывать о себе;
• «Инициатива». Не нужно ждать знака от собеседника, начинайте рассказывать о себе, своих отрицательных сторонах личности и слабостях. Это спровоцирует собеседника поделиться своими качествами.
• «Эквивалентность». Оба собеседника должны поделиться примерно одинаковым объемом информации.

Это единственный этап разговора, на котором не запрещены возражения и споры. Они помогут узнать истину и создать правильный фон для определения отрицательных качеств.

Чтобы раскрыть слабости и негативные черты, нужно приближаться к ним постепенно, не давить на собеседника, но и не отходить в сторону от проблемы. Партнер должен раскрыться, а не насторожиться и замкнуться, иначе узнать ничего не получится.

На четвертом этапе допустимо:

• спорить с партнером, но не осуждать его;
• больше внимания уделять факту скрытия чего-либо, а не тому, что именно решил утаить партнер;
• не забывать подчеркивать свое доверие к собеседнику даже при раскрытии его отрицательных качеств;
• если спор возник, не увлекайтесь, прекратите его как можно быстрее.

На четвертом этапе методики можно использовать следующие тактические приемы:

• «Высказывание сомнений». Вы высказываете собеседнику свои сомнения, которые возникли из-за внезапных несоответствий. Но говорить об этом нужно незамедлительно, тогда партнер постарается их быстро устранить.

• «Сопоставление противоречий». Если нужно подтолкнуть человека к активным высказываниям, соберите все противоречия, которые он может воспринять как свои собственные. Для этого нужно внимательно следить за разговором и накопить несоответствия в его поведении.

• «Диагностические вопросы». Их нужно задавать неожиданно и внезапно, чтобы партнер быстро отреагировал и начал отвечать. Если вы долго думаете над вопросом, подготавливаете к нему партнера, он может насторожиться и усилить самоконтроль. Вопрос должен касаться качеств других людей. Важно, чтобы собеседник высказал свое мнение к качествам другого человека, в том числе, отрицательным. Это поможет раскрыть его собственные поступки.

• «Расслабление». Некоторые люди готовы рассказывать о себе, своих поступках и качествах, но они испытывают неловкость и не знают, как начать разговор, чувствуют себя неловко. В этом случае на помощь придет тактический прием «Расслабление»: снимите напряжение, отвлекая собеседника на посторонние и нейтральные темы.

Если вы соблюдаете правила ведения беседы и используете тактические приемы, то в скором времени заметите признаки 4 этапа:

• задаются вопросы партнеру, которые покажут его отношение к определенной ситуации и раскроют отрицательные и положительные качества. Например, собеседнику после рассказанной истории задаются вопросы: «И как вы поступили на этот раз?», «Неужели ситуация не выбила вас из равновесия?», «Вы действительно смогли все решить спокойно?» и т.д.;

• человек старается изменить отношение собеседника к себе и своим качествам. «Вы преувеличиваете мое добродушие» и т.д.;

самообвинение и оценка своего поведения. На 4 этапе во время разговора партнер открыто высказывает свое отношение к ситуации и анализирует, как бы повел себя он. Например, можно сделать вывод из следующих выражений: «Я бы не смог спокойно смотреть на эту ситуацию», «В таких обстоятельствах мне всегда не хватает уверенности»;

• собеседник может приписывать свои отрицательные качества вымышленному человеку (другу, подруге, коллеге). Так он проверяет вашу реакцию и подготавливает вас к восприятию этих черт;

• партнер старается вступить с вами в дискуссию или завязать спор.

дискуссия

Еще один явный показатель четвертого этапа – расспросы о других людях: что они из себя представляют, какие у них цели и амбиции и т.д. На самом деле, собеседника не сильно интересует ваше отношение к этим людям, гораздо важнее проверить вас на прочность и решить, можно ли вам доверять и быть откровенным. Но такие вопросы – это еще и доказательство, что партнер готов раскрыться.

Главный результат четвертого этапа методики: обнаружение тех отрицательных качеств, которые раньше партнером скрывались. Но этого мало, нужно еще определить, почему собеседник их не показывал и как маскировал. После этого станет понятно, насколько эти качества влияют на характер человека и проявляются в его поведении.

На четвертом этапе вы сможете зафиксировать положительные качества собеседника и узнать об отрицательных. При дальнейшем общении вы должны будете избегать ситуаций, в которых могут проявляться негативные черты или делать на них поправки.

5. Активное взаимодействие

На этом этапе отношения с собеседником приобретают ясность и определенность. Вы уже знаете о его качествах, достоинствах и недостатках. Эти знания помогут построить доверительные отношения и научиться воздействовать на собеседника.

На пятом этапе собеседники приспосабливаются друг к другу. Для этого используются механизмы адаптации и корректировки.

Если в разговоре вы будете опираться на качества своего партнера, то в скором времени научитесь управлять его поведением, решениями и обеспечите эффективное взаимодействие с собеседником. При этом важно помнить о принципе «общей судьбы», то есть любой обмен информацией и мыслями – процесс двухсторонний, в нем участвуют два человека, они оба заинтересованы в беседе. Этот принцип сближает людей, помогает снять психологический барьер и сделать взаимодействие эффективнее.

На пятом этапе, чтобы добиться устойчивого результата, нужно использовать два тактических приема:

Не провоцируйте и не допускайте конфликтов. Как только появляется угроза агрессии или отрицательное качество собеседника, смените тему разговора. Если ваша фраза может обидеть собеседника, но сказать ее все-таки нужно, заранее извинитесь. Например, можно сказать: «Я ни в коем случае не хочу вас обидеть», «Надеюсь, мои слова не покажутся вам обидными» и т.д.

Обратиться за советом. Этот тактический прием используется, если собеседник пассивен и не принимает активного участия в разговоре. Чтобы его заинтересовать, нужно попросить совета, показать, что его позиция интересна и актуальная для вас.

Все ваши действия на пятом этапе должны быть нацелены на то, чтобы вызвать активное взаимодействие с партнером. Он к этому уже готов. :) Действуйте!

Максимального результата можно добиться, если применять описанную методику при неоднократном общении с собеседником, при разовом контакте желаемого результата можно и не достигнуть.


Поделиться с друзьями


comments powered by HyperComments