9 худших ошибок, когда пишешь письмо

Email-Oops

Подаете ли вы резюме на работу, создаете свой бизнес или общаетесь с коллегами, тема электронного письма является одним из лучших инструментов для привлечения внимания читателя и получения ответа. Это также один из самых непонятных инструментов. Излишняя многословность, расплывчатость и активность приведет к тому, что ваше электронное сообщение будет удалено непрочитанным.

Мы спросили экспертов по вопросам карьеры и написанию электронных писем чего не стоит писать в теме письма. Вот наиболее распространенные ошибки:

1. Не писать тему вообще

Отсутствие темы письма является самой большой ошибкой, которую можно совершить. Аманда Августин, эксперт по вопросам карьеры из компании по поиску работы The Ladders, подчеркивает, что тема может быть самой важной частью электронного письма, поскольку часто определяет, будет ли письмо открыто и как получатель ответит. Электронное письмо без темы, скорее всего, будет удалено, потеряно или сразу вызовет раздражение получателя, которому приходится открывать письмо, чтобы узнать о чем оно.

2. Писать слишком много

«В типичных электронных ящиках тема входящих писем отражается в пределах 60 знаков, а на мобильных телефонах всего 25–30 знаков», – говорит Августин. Более того, 50% электронных писем читают с мобильных телефонов, по словам Дмитрия Леонова, вице-президента компании SaneBox, сервис по управлению электронными письмами. Если вы напишите более 6–8 слов и не поставите самые важные слова в начале темы, можно сразу потерять получателя.

3. Писать слишком расплывчато

Тема письма должна передавать о чем именно письмо, чтобы получатель расставил приоритеты еще не открыв его. Например, написать: «У тебя есть минутка?» – это слишком расплывчато, говорит Августин, поскольку читателю придется открыть письмо или ответить, чтобы выяснить, что же вы хотите. Не заставляйте читателя догадываться. Будьте конкретны, прямолинейны и логично используйте ключевые слова, что поможет проще найти его среди писем позже.

4. Использовать ненужные слова

У вас и без того много дел, не тратье время на ненужные слова типа «Здравствуйте», «Приятно познакомиться», и «Спасибо», которые можно написать в письме. Например, если вы претендуете на вакансию, не пишите: «Здравствуйте! Могу я спросить о вакансии?». Напишите: «По рекомендации Джейн Браун на позицию специалист по написанию технической документации».

5. Писать все большими буквами

«Использование больших букв может привлечь внимание, но не так, как вам нужно. Это все равно что кричать в сети, а ваша задача сделать письмо максимально удобным для чтения, нежели дать повод для беспокойства», – говорит Леонов. Вместо этого используйте тире или двоеточие для разделения мыслей, избежания таких специальных символов как восклицательные знаки.

9 худших ошибок при написании темы электронного письма

6. Начинать предложение и завершать его в письме

Если вы начинаете мысль или вопрос, который заканчивается в письме, получателю придется его открыть. Это раздражает, поскольку ясность и уважительное отношение ко времени получателя является целью, получается не очень полезно, говорит Августин. Подумайте, возможно, сообщение, звонок или личное общение лучше подойдут для вашего вопроса.

7. Использовать неправильное имя

Августин говорит, ошибки копирования являются слишком частыми. Иногда, посылая аналогичное письмо нескольким людям, человек забывает адаптировать его для каждого читателя и в конечном итоге отправляет с неправильным именем или названием в теме письма. Самый простой способ избежать этого – перечитать тему, прежде чем вы нажмете отправить.

8. Не указывать на срочность

«Люди хотят знать, нужно ли им читать это сейчас и придется ли отвечать», – говорит Августин. Если вам нужен ответ, это должно быть понятно по теме письма и установленному сроку. Например, можно сказать «Пожалуйста, ответьте до пятницы». Если нет укажите в конце «отвечать необязательно» или «для информации».

9. Не указывать имя рекомендателя

«Если вас порекомендовал общий знакомый, не берегите эту информацию для основного текста письма», – говорит Августин, – «так как есть риск, что письмо будет удалено непрочитанным. Чтобы привлечь внимание получателя, она предлагает начать тему с полного имени рекомендовавшего вас человека».


Поделиться с друзьями


comments powered by HyperComments