Следите за временем и успевайте больше в 2018 году

Vremya1

Количество стратегий для повышения продуктивности не поддается исчислению. Ежедневно публикуются десятки а, возможно, и сотни статей о том, как справляться с максимальным количеством задач как на работе, так и в личной жизни. Такое количество информации просто ошеломляет. Если я буду тратить время на прочтение всех этих книг и статей, на то, что действительно ценно и важно, времени просто не останется. Так что если вы чувствуете, что времени ни на что не хватает, и дела остаются незаконченными, логично задать вопрос: с чего начать, чтобы это исправить?

time

Почему бы не с самого начала?

Чтобы понять, как повысить продуктивность, сначала нужно выяснить, на что именно вы тратите минуты и часы. Например, вам кажется, что вы не успеваете сделать множество важных дел, потому что вам не хватает времени, а потом выясняется, что вы проводите по 60 минут день в Facebook. В такой ситуации решение вполне очевидно.

Я решился на эксперимент с отслеживанием времеи, и по прошествии месяца мне искренне кажется что мой уровень продуктивности вырос и уже не снижается. Я четко понимаю, на что трачу время, и как разумнее его использовать.

Если вы существуете в жестко структурированной среде, и ваш день по большей части определяется запланированными встречами – например, если вы врач или юрист – то дополнительно регулировать рабочие часы нет необходимости. Но если у вас постоянно присутствует ощущение, что вечера и выходные пролетают мимо, потому что все время было потрачено на Netflix и бесцельное сидение в Интернете вместо того чтобы развлекать, развивать и обогащать себя, вам не помешает применить эти же техники, чтобы продуктивнее проводить свободное время.

Чтобы контролировать свое время вместо того, а не оно контролировало вас, когда рабочий день закончился, а вы в полной растерянности, начните отслеживать, на что вы его тратите. Я расскажу о преимуществах конкретных средств, которые можно использовать в этом эксперименте, и начать получать от жизни максимум.

Хотите контролировать время? Относитесь к нему как к еде.

Тайм-менеджмент усложняется тем, что время само по себе – явление весьма туманное. Его нельзя увидеть, оно абстрактно. Даже для ученых его природа остается загадкой!

Для того чтобы успешнее управлять временем, я бы рекомендовал рассматривать его как что-то более конкретное, например, как еду. Склонность к отвлечению на всякие посторонние дела – это как соблазн поесть в фаст-фуд кафе. Нехватка продуктивности – это те самые лишние несколько фунтов на талии. Решение? Отслеживание времени, то есть вести «дневник питания».

Многочисленные исследования последних лет подтвердили, что ведение дневника питания в течение нескольких недель или месяцев – один из наиболее эффективных способов сбросить вес. Более того, исследование 2008 года показало, что те, кто детально регистрировал все съеденное в течение дня – на бумаге, в приложении или в виде фото – теряли в два раза больше килограммов, чем те, кто ничего не регистрировал.

Почему отслеживание питания так эффективно?

Прежде всего, осознание того, чем же мы питаемся, может стать шоком для многих стремящихся похудеть. Бездумное перекусывание всем, что под руку попадется, или очередной десерт после обеда кажется мелочью… пока не начнешь документировать каждый съеденный кусочек.

Ведение дневника питания пробуждает и внутреннее чувство ответственности. Когда мы заглатываем «Воппер» по пути домой и выбрасываем упаковку, сделенное исчезает из нашего сознания вместе с вещественными доказательствами. Но если этот бургер оказывается тщательно задокументирован, он остается реальным. Это случилось. И приходится самим себе в этом признаться.

Осознание и здоровое чувство стыда и ответственности способствуют тому, что дневник питания помогает худеть эффективнее, чем его отсутствие.

Абсолютно те же преимущества и обоснования применимы и при отслеживании того, на что мы тратим часы и минуты. Так что если хотите увидеть «кубики продуктивности», время придется отслеживать.

Хотите больше успевать? Преимущества отслеживания времени

Отслеживание времени – не самый привлекательный способ повышения продуктивности. В отличие от новенького модного приложения (или смартфона), оно требует тщательной записи каждой потраченной минуты на протяжении всего дня – в течение нескольких недель или даже месяцев. Ирония в том, что на эту задачу тоже тратится время, но эти «инвестиции» будут приносить немалые дивиденды в течение до конца ваших дней.

Давайте сначала рассмотрим конкретное положительное влияние отслеживания времени на продуктивность; и как лучше всего вести такой дневник.

1. Это основа для других методов повышения продуктивности

«Не зная, на что вы сейчас тратите свое время, трудно понять, действуете ли вы в соответствии с вашими целями и важнейшими задачами. Начальным пунктом должен стать «временной журнал», он станет основой дальнейших действий». –Крис Бейли (Chris Bailey), The Productivity Project

Вы же не начинаете программу силовых упражнений, не выяснив сначала, что вы вообще способны поднять. То же самое относится и к попыткам изменить распорядок дня, чтобы успевать больше. Если у вас нет четкого представления о том, как вы сейчас тратите свое

время, и что вы успеваете за определенный период, как вообще можно устанавливать какие-то реалистичные цели и сроки их достижения?

Продолжая логику приведенного выше примера, если вы не понимаете, что тратите 60 минут в день на Facebook, откуда вам знать, что нужно проводить меньше времени в социальных сетях? Если вы не отслеживаете часы, у вас даже идеи не возникнет, что дело в этом, и вы решите, что нужно просто получше составлять план на день. На самом же деле, нужно заблокировать Facebook.

Ведение временного журнала позволяет сосредоточиться на применении методов повышения продуктивности, соответствующих вашей реальной жизни – а не тех, что как вам кажется, будут эффективны..

Например, с тех пор как я начал отслеживать свое время, я понял, что мой день не может считаться хорошо спланированным, если отсутствуют хотя бы три важных и обязательных к выполнению задачи, и в итоге я просто трачу свое время впустую, потому что отношусь к тому типу людей, которые хватаются за все подряд, пытаясь понять, что же нужно сделать, и делают все одновременно. Когда я планирую свои задачи, особенно, днем раньше, я встаю и сразу энергично принимаюсь за работу, не тратя время на то, чтобы выяснить, чем вообще нужно заняться. Не отследи я эти временные затраты, я бы и не понял, что провожу первые 20-30 минут рабочего дня абсолютно хаотично и без плана действий.

2. Вы поймете, что переоценивали временнЫе затраты на целый ряд вещей …

Кажется, что сегодня все думают, что постоянно чем-то заняты..

Но что если эта «занятость» — лишь воспринимаемая, а не реальная проблема?

Одной из основных причин, по которой вам кажется, что времени на все дела не хватает, может быть то, что вы неправильно оцениваете то, сколько времени на самом деле отнимают конкретные задачи. Писательница Лаура Вандеркам (Laura Vanderkam) рассказывает об этом феномене:

«Мы склонные пере- и недооценивать то, что основано на социальных представлениях или актуальных эмоциях. Например, мало кому нравится рутинная работа по дому или ведение домашней бухгалтерии. На то, чтобы достать посуду из посудомойки, или оплатить счета, времени много не требуется, но у нас создается ощущение, что мы занимаемся этим постоянно. Поэтому если нас спросят, сколько времени мы тратим на подобные дела, ответ будет сильно преувеличен по сравнению с реальными цифрами (почти на 100%, как у мужчин, так и у женщин)».

Переоценка временных затрат приводит к ощущению, что мы заняты намного сильнее, чем мы есть на самом деле. Когда мы смотрим на наш план на день и понимаем, сколько времени займет та или иная задача, мы заранее считаем, что это будет настолько долго, что ни на какие значимые вещи или хобби времени все равно не хватит. Более того, мы можем тратить даже больше времени, чем на самом деле нужно, именно из-за стремления соответствовать изначальным ожиданиям: работа убивает время, как говорится.

Несколько месяцев назад я мог бы сказать, что мои рутинные рабочие задачи (все те мелочи, которые не требуют большого количества времени или усилий, да и ценности особой сами по себе не несут, но все равно необходимы), требуют 1-2 часа в день. Когда я

начал вести журнал, то понял, что на самом я тратил на них час, а то и меньше (иногда всего 30 минут!). Я перестал «копаться», заполняя время, изначально отведенное на эти дела, и понял, что у меня оставалось намного больше времени в запасе, что позволило мне составлять более амбициозные планы на день.

Само собой, далеко не все дела лишь кажутся отнимающими время, некоторые действительно таковыми являются, и вам может действительно не хватать времени на то, чтобы выполнить все задачи. Но высока вероятность того, что после отслеживания временных затрат, вы все же обнаружите, что есть вещи, на которые времени требуется меньше, чем вы предполагали, и что на самом деле вы вполне можете планировать больше дел.

3. …И недооценивали то, сколько времени тратите на другие дела

Мы все располагаем 168 часами в неделю. Как же так получается, что одни успевают сделать больше, чем другие? Они что, нашли какой-то клад с секретными минутами, которые доступны только гиперпродуктивным людям? Конечно, нет. Они просто научились грамотно использовать свободное время, возникающее в течение дня.

Так же как мы часто переоцениваем время, необходимое на одни дела, мы недооцениваем затраты на другие.

Тенденция «раздувать» время, затрачиваемое на определенные обязанности, возникает, потому что некоторые из них кажутся нам более обременительными, а значит, больше бросаются в глаза. И наоборот, выполнение задач, не требующих серьезных когнитивных усилий, и более пассивных по своей природе, проходит практически незамеченным.

Так же как и люди, начинающие вести дневник питания, не догадываются о том, что они ели раньше, мы зачастую не подозреваем, сколько часов проводим, уставившись в экран. Нам может казаться, что мы посмотрели телевизор всего часок, а на самом деле – три. Нам кажется, что мы проверяем сообщения и соцсети всего несколько раз в день и в течение пары минут, а в сумме это дает целый час, потраченный на сообщения или Instagram.

Время, затраченное на эти пассивные бесполезные занятия, может быть потрачено на более разумные цели. Однако понять это без отслеживания невозможно!

4. Вы тут же несете ответственность

Так же как и с дневником питания, отслеживание временных затрат, сразу же заставляет вас чувствовать ответственность за потраченное время. Если вы просидели в соцсетях целый час, а потом вернулись к работе, вполне возможно, что кроме вас это никто и не заметит – и значит, что отвлечения как бы и не было (назовем это явление «временным воппером»). С вами остается лишь чувство вины, пока вы о нем не забудете и не потратите впустую еще пару часов на следующий же день.

Если вы ведете «журнал наблюдений», этот час, потерянный в Интернете, придется в него записать. От этого факта уже не избавиться, и вы реагируете на него по-другому. Запись в блокноте или на любом устройстве «12-13:00 – Сидел в Интернете» вызывает намного более сильный укор совести, чем просто мысль «Упс, уже час пролетел». Свидетельство потерянного времени перед вами, и ничего не остается как признать это.

В моем эксперименте с отслеживанием времени такие записи оказались намного более сильным мотиватором, чем я ожидал. Думаю, это будет справедливым и для вас. В конце дня вы хотите увидеть страничку, полную доказательств вашей продуктивной деятельности – даже если вы «продуктивно» читали или играли с детьми. Когда вы тратите время впустую и записывает это, на следующий день у вас повышается мотивация избежать этого.

5. Позволяет увеличивать нагрузку

По прошествии определенного времени с начала ведения журнала, вы заметите, что вам нужно больше дел, чтобы заполнить рабочий день. Вы тратите время на ерунду, потому что можете себе это позволить без вреда для основных задач.

Когда вы поймете, что на самом деле можете справляться с работой намного быстрее, и у вас еще останется полно свободного времени, вы почувствуете, что можете повысить свою продуктивность и заняться бОльшим количеством дел. Значит, нагрузку можно увеличить. Если вы фрилансер, или работаете на себя, в более широком смысле, то нет ничего сложного – позвоните паре потенциальных клиентов, напишите дополнительные посты в блог, пообщайтесь с поставщиками по поводу снижения цен. Если вы работаете по найму, спросите у руководства, нет ли проектов, которыми вы могли бы заняться. Скорее всего, в такой инициативе вам не откажут.

6. Заставляет вас сосредоточиться на одной задаче, а не на множестве одновременно

Общеизвестно, что мультизадачность – злейший враг продуктивности. Это понятие само по себе – миф, на самом деле, вы не выполняете несколько дел одновременно, а быстро меняете виды деятельности. Наш мозг не создан для того, чтобы хвататься за разные дела одновременно, как осьминог, поэтому то, что что-то упускается из виду или вообще не выполняется, неизбежно.

Когда вы тщательно отслеживаете временные затраты, регистрируется любое их увеличение – будь это 15 минут или на час. Что означает, по крайней мере, судя по моему опыту, что вы тратите на каждую задачу именно столько времени, сколько нужно, хоты бы ради правильных данных в журнале. Если вы тратите по паре минут на каждое из множества дел, в журнале наступит хаос. Зато когда вы видите, что потратили на важную задачу час или два, это вызывает определенную гордость.

С течением времени вы осознаете, насколько возросла ваша способность концентрироваться, и соблазн переключиться в режим мультизадачности даже не будет возникать, так что действительно важная работа не будет перебиваться мелочами. Вместо этого вы научитесь отводить 30-60 минут в день на все небольшие задачи, чтобы сразу с ними разделаться.

Как отслеживтаь время точно и эффективно

2

Раз уж мы выяснили все преимущества отслеживания временных затрат, пора перейти к практической части: как это лучше всего сделать. Начнем с общих принципов, а потом я расскажу о средствах и инструментах, которые могут пригодиться.

Вот три основных принципа эффективного отслеживания времени:

§ Честность. Если вы не записываете честно то, на что тратите время, в чем тогда смысл? Никто кроме вас ваш журнал не читает (без вашего разрешения), так что если вы врете сами себе, вредите тоже только себе.

§ Постоянство. Исследования с участием тех, кто вел дневник питания, показали, что те, комутак и не удалось похудеть, не смогли добиться цели, потому что бросили журнал через несколько дней. Для того чтобы получить истинную картину того, на что вы тратите время, понадобится постоянно вести записи хотя бы в течение двух недель. И это должны быть «нормальные» недели – не в отпуске и не на праздниках. Максимально типичное для вас времяпрепровождение..

§ Тщательность. Это еще одна причина, по которой ряд тех, кто вел дневник питания, не справились с задачей. Чтобы отслеживание времени было эффективным, записи должны вестись со всеми подробностями. Регистрируйте не часы, а минуты. В течение первых нескольких дней эксперимента я расписывал каждую минуту с момента пробуждения до отхода ко сну. В течение оставшихся двух недель я рассматривал пятнадцатиминутные интервалы. Да, на это требуется время, но это всего на две недели. Вы справитесь.

Помимо трех основных принципов, вы можете вести записи двумя разными способами:

§ По времени. Регистрируя свою деятельность, делите время на равные промежутки, например, 9-9:15 утра. Поставьте таймер на 15 минут (со временем интервалы можно увеличить) и при каждом звонке записывайте, чем вы занимались.

§ По задачам. В случае выбота этого метода, вы просто записываете ваши повседневные дела и сколько времени вам потребовалось на их выполнение, каждый раз при смене деятельности.

Попробуйте оба способа и выберите тот, что вам подходит. Мне больше по душе второй. Я записывал с точностью до минуты, когда я начинал и заканчивал определенную задачу и переходил к следующей. Это помогло ме выяснить, сколько времени я тратил на разные дела на самом деле, и как мой день структурировался естественным образом.

После этого я попробовал вести запись по временным интервалам, что больше подходит для конкретного планирования и понимания, в какое время дня вы больше склонны заниматься посторонними делами, как лучше организовать перерывы и т.д. С другой стороны, тот факт, что вам нужно записывать сделанное через определенные промежутки времени, помогает снова сфокусироватся, если вы уже отвлеклись.

Мне также показалось полезным добавлять контекстуальные пометки к моим записям. Если было написано «Читал», я помечал, книгу или журнал. Иногда я записывал прогноз погоды или подкаст, который я слушал, пока «Был за рулем». Когда я «Готовил кофе», то фиксировал сорт, тип обжарки и способ приготовления, например: Ямайка, темная обжарка, френч-пресс. «Игра с Грэхемом» (наш малыш) раскрывалась как «Догонялки по всему дому, немного поиграли в баскетбол». Так записи из сухих данных превращались практически в дневник. Это не обязательно, но читать их потом приятнее.

После двух недель детальной регистрации временных затрат это входит в привычку. У меня вошло. Сейчас я уже не отслеживаю время с такой тщательностью, но для себя все равно проверяю (по крайней мере, в течение рабочего дня), чтобы убедиться, что использую часы по максимуму. Если я чувствую, что отвлекаюсь, то достаю блокнот и записываю, чем я занимался и в течение какого времени. Это помогает вернутся к работе.

Даже если вы прекратите наблюдения после двухнедельного эксперимента, я бы советовал проводить «временной аудит» раз в год, чтобы посмотреть, что изменилось, и что нет, и не нужны ли коррективы. И, конечно, такие проверки не повредят, если вы хотите увеличить количество запланированных дел на день (или, напротив, если возникло ощущение, что времени не хватает).

Цифровые средства

На рынке представлен целый ряд цифровых средств, позволяющих следить за временем автоматически, отслеживая нажатия клавиш и открытые вкладки или приложения, чтобы понять, чем вы занимались. В целом, мне кажется, что несмотря на потенциальную эффективность цифровых средств, не стоит целиком полагаться на них для регистрации временных затрат. Даже если вы целый день просидели за компьютером, список сайтов и приложений, которыми вы пользовались, не ответит на все вопросы. Да, вы просидели час в Facebook, но если вы занимаетесь маркетингом, большая часть этого времени (если не все) могла быть потрачена на рабочие задачи. Только вы сами знаете, чем вы занимались на конкретном сайте или в приложении, цифровые средства в этом не помогут.

При всем при этом, они могут стать полезными дополнениями и помочь вспомнить, что вы делали в течение пары часов, если вы вдруг это не записали.

RescueTime – лидер в этом сегменте. Это программа, которую можно скачать, и она будет работать в фоновом режиме, отслеживая, сколько времени вы проводите на разных сайтах и в онлайн-приложениях. Она работает на разных ОС и даже на телефонах на Android. Из нее можно извлечь разного рода отчеты о том, как вы тратили время, и даже оценить динамику эффективности и продуктивности, если вы заранее ввели определенные цели (например, тратить на почту на час меньше).

475889-rescuetime

Toggl – базовый онлайн-таймер. Несмотря на то, что изначально приложение создавалось для фрилансеров, чтобы засекать клиентское время, надежный функционал с тегами и категориями быстро сделали его популярным для установки целей любого рода, от фитнеса до общей продуктивности. Понятные графики и таблицы дают прекрасную визуализацию, что тоже немаловажно.

toggl-insights-team-profitability-tool

ATracker доступно только на iOS, но это отличное приложение, позволяющее легко отслеживать время. Вы просто добавляете в него типичные задачи (или то, на что тратите время), выбираете нужный пункт из списка и отмечаете, что именно этим вы заняты в данный момент. Предшествующая деятельность автоматически «останавливается» и регистрируется. Так что вы отслеживаете время вручную, но с цифровым интерфейсом.

ATracker-image

Evernote, как и ATracker, представляет собой своего рода гибрид между цифровым и аналоговым средством. Вы используете свое устройство только чтобы записать время, не отслеживая и не составляя таблицы. Evernote можно использовать как бумажный блокнот, открывая новую страницу и записывая, на что вы потратили время.

484125-evernote-for-business-dashboard

Аналоговые инструменты

Мне лично больше всего подходит старая добрая бумага с ручкой. Я не пользовался никаким цифровым инструментом, потому что по опыту знаю, что для меня он сам по себе стал бы отвлекающим фактором (Таблицы и графики моей продуктивности? Очень продуктивно, ага). Табель учета времени на 168 часов. Этот полезный табель создала Лаура Вандеркам. Вы просто записываете то, что вы делали в течение 15-минутных интервалов на протяжении 168 часов в неделю. Можете хранить его на рабочем столе, на кухне, в спальне. Через пару недель перед вами будет весьма четкая картина того, на что вы бездумно тратите время, а также того, сколько времени на самом деле занимают разные дела по сравнению с вашими представлениями.

Карманный блокнот. Блокнот – неувядающая классика, и причин тому множество. Он помещается в карман, так что каждый раз, когда вы меняете род деятельности, записать это проще простого – с сопроводительными пометками, если в этом есть необходимость. Например, если вы читали статью в Интернете по работе, так и пишите, а не что вы просто «Читали». В конце дня просто пересмотрите записи и подумайте, довольны ли вы результатом. Если вы похожи на меня, вы сразу же замитите, где вы отвлеклись, на что потратили время и вам станет стыдно и захочется исправить ситуацию. Чувство ответственности настигнет вас сразу же.

Когда перед вами ляжет листок, заполненный исключительно свидетельствами вашей продуктивности, у вас появится повод гордиться собой, потому что отдых и сон вы по-настоящему заслужили. Отслеживание времени не только изменило то, как я его трачу, но и то, как я в целом отношусь к жизни и к сроку, который мне отмерен на земле. Старайтесь заниматься тем, что действительно имеет значение.

Следите за временем, меняйте свою жизнь. Возьмите от 2018 года все возможное.


Поделиться с друзьями


comments powered by HyperComments